Zamanı daha etkin kullanarak öncelikleri belirleyip, doğru planlama yapabilmektir. Zaman, Yerine konması, geri döndürülmesi yenilenmesi, depolanması, satın alınması mümkün olmayan tek bir kaynaktır. Etkili Zaman yönetimi ise Zamanı mümkün olduğunca etkin ve etkili bir biçimde kullanma ve denetleme sistemidir.

Zaman tüm insanların eşit olarak sahip olduğu tek şeydir.

Neden zaman yönetimi yapılmalıdır?

• Verimsizliği gidermek

• Belirlenen hedeflere ulaşmak

• Kariyer gelişimi sağlamak

• Görev gereklerini uygun şekilde gerçekleştirmek için zaman yönetimi gerekmektedir.

Neden Zamanı Etkin Biçimde Kullanamayız?

• Zamanı etkin kullanamadığımızın farkında değilizdir.

• Okunması gereken çok yazı, evrak, kitap, makale vb. vardır.

• İşimizi daha hızlı ve doğru yapmak için gereken yeterli bilgiye sahip değilizdir.

• Kurumda sürekli çeşitli sebeplerle krizler ortaya çıkmaktadır.

• İş dağılımı ve iş gücü organizasyonu planlamasını doğru yapamıyoruzdur.

• Hedeflerimiz belli değildir.

• Yetki devredemiyoruzdur.

• İşleri ağırdan alıyoruzdur.

• Etrafımız, ofisimiz dağınıktır.

• Çok vaktimizi alan misafirlerimiz vardır.

Zaman Çeşitleri Nelerdir?

4 Temel Zaman çeşidi vardır bunlar bizim objektif, subjektif, biyolojik ve yönetsel zamandır. Şimdi bunları detaylıca inceleyelim.

• Gerçek Zaman

• Psikolojik Zaman

• Biyolojik Zaman

• Yönetsel Zaman

• Gerçek Zaman

Objektif zaman olarak da adlandırılır. Saatin gösterdiği zamandır. Bu zaman izlenebilir bazı değişmelerle ölçülebilir. Yıldızların hareketi, dünyanın dönmesi gibi düzenli olarak izlenen bazı fiziksel olaylar; veya bir saatin çalışması gibi suni olarak yapılan bazı düzenli hareketler esas alınır.

Psikolojik Zaman

Subjektif zaman da denir. Hissedilen zamandır. Saatin neyi gösterdiğine bakılmaksızın bir olayda geçen süreyi kısa veya uzun hisseder ve buna göre kısa veya uzun süre diye karar veririz. Saat zamanı çok kesin birimlerle ölçülürken, subjektif zamanın anlaşılması güçtür.

Biyolojik Zaman

Biyolojik saat, alışkanlıklara göre kurulur. Çoğu zaman uyanmak için kurduğumuz saatin alarmı çalmadan biraz önce uyanırız. Bir biyolojik saat, bize kalkma zamanının geldiğini söylemiştir. Biz derece derece uyuma ve uyanma saatlerini değiştirirsek, biyolojik saatte yeni programa kendisini ayarlayacaktır.

Yönetsel Zaman

Yönetsel zaman, birden çok insanı bir araya getirebilecek nitelikteki bir amaç belirlemesi ile bu amaca ulaşmak için yerine getirilen planlama, örgütleme, yürütme, koordinasyon, denetim ve yönetici eğitimi faaliyetlerinin gerektirdiği iş gören ve makine zamanı toplamıdır.

Zaman Tuzakları

• Acelecilik ve kararsızlık.

• Telefonun kötü kullanımı.

• Ayrıntılarla uğraşma.

• Planlanmamış ve ani ziyaretler.

• Öncelikleri belirlememek.

• Hedeflerin belirsizliği.

• Yetersiz ve yeteneksiz personel.

• Verimsiz ve gereksiz toplantılar.

• Dağınık masa düzeni.

• Yarım bırakılan işler.

• Hayır diyememek.

• Her şeyi okumaya çalışmak ve hızlı okumayı bilmemek.

• Aşırı iletişim.

• Yetki devrinden kaçınma ve detaylara uğraşma.

Etkin Zaman Yönetimi

• Zamanınızı nasıl geçirdiğinizle ilgili çok ayrıntılı bir günlük çıkarın.

• Önceliklerinizi belirleyin.

• Ziyaretleri düzenleyin.

• Çalışma sisteminize göre etkili bir masa düzeni oluşturun.

• Gerekmedikçe toplantı düzenlemeyin.

• Hayır demesini bilin.

• Zor ve sevimsiz işleri öncelikle bitirin.

• Mükemmelliyetçilikten kaçının.

• Yorucu ve zor işleri sabah saatlerinde yapın.

• İş yaparken konsantre olun.

• İşinize olduğu kadar, kendinize ve ailenize de zaman ayırın.

• Mutlaka kendinize zaman ayırın ve formda kalabilmek için tatil yapın.

• Zaman Yönetimi Matrisi

Zaman Yönetimi yaparken zaman matrisi kullanmanızı tavsiye ederim bu Matris sizin önceliklerinizin durumunu belirleyen en etkili yöntemlerden biridir. Burada Önemli işleriniz için soracağınız sorular ne kadar acil? Hemen yapmak mı gerekir? yoksa Ne zaman yapacağınıza karar verebilir bir durumda mısınız? şeklinde olmalı. Acil bir konu aciliyetine rağmen çok önemli değilse bu konuyu bir başkasına delege edebilirsiniz böylelikle zamanınızı daha efektif kullanabilirsiniz. Acil olmayan ve önemli olmayan işleri de boşverebilmelisiniz. Yani Hayır demeyi bilmelisiniz.

Unutmayın! Gün herkes için 24 Saat…

Şimdi Etkili Zaman Yönetimi üzerine harika bir video izleyelim. Bu videoyu izlerken  kalıcı hafızanıza atılacağını ve ömür boyu unutmayacağınızı da belirtmek isterim.

Ümit ÜNKER